Trik Menggunakan Mail Merge Word Dengan Data Excel

Menggunakan Mail Merge Word dengan data Excel membuat pekerjaan menjadi lebih cepat dan hemat tenaga.

Fitur Mail Merge digunakan untuk membuat selembar surat yang ditujukan untuk banyak penerima.

Misalnya, Anda ingin membuat surat undangan atau slip gaji. Surat tersebut dibuat dengan format yang sama untuk banyak penerima. Jika tanpa menggunakan Mail Merge, Anda mungkin akan menyalin format tersebut ke beberapa halaman berikutnya.

Menyalin format yang sama ke halaman berikutnya adalah pekerjaan yang sangat melelahkan. Menggunakan Mail Merge adalah solusi yang praktis.

Pentingnya menggunakan data dari Excel adalah agar Anda tidak perlu menginputkan kembali data pada Mail Merge. Anda dapat memanfaatkan data yang sudah ada di Excel.

Dalam tutorial ini, contoh format surat yang saya gunakan adalah Surat Keterangan Penghasilan yang telah saya buat sebelumnya, dengan menggunakan data Gaji Karyawan di Excel.

Berikut langkah-langkah menggunakan Mail Merge Word dengan data Excel:

Menghubungkan Mail Merge Word dengan data Excel

1. Buka dokumen lalu klik tab Mailings

2. Kemudian klik Select Recipients lalu pilih Use Existing List

3. Kemudian jendela Select Data Source akan terbuka, pilih dokumen Excel yang telah Anda buat sebelumnya, di sini saya memilih Gaji Karyawan.xls

4. Setelah memilih dokumen Excel, akan tampil kotak dialog Select Table, maka pilihl Sheet yang memiliki data lalu klik OK

5. Jika langkahnya sesuai maka pada Insert Merge Field pada tab Mailings terdapat bidang-bidang sesuai judul kolom pada tabel Excel.

6. Masukan masing-masing bidang tersebut sesuai tempatnya pada dokumen Word dengan cara, klik posisi untuk bidang tersebut lalu pilih bidang yang sesuai, bidang NAMA pada baris Nama dan seterusnya.

7. Setelah selesai hasilnya seperti di bawah ini:

Menampilkan data Excel di Mail Merge

1. Untuk menampilkan data, klik Preview Result

2. Untuk berpindah ke data berikut atau sebelumnya, klik tombol Navigasi (kotak merah)

3. Anda juga dapat melakukan pencarian data dengan tombol Find Recipient

Mencetak dari Mail Merge

Untuk mencetak surat beserta data dari Excel, klik Finish & Merge, pilih Print Document kemudian pilih baris data yang ingin dicetak, All, Current Record  atau rentang baris tertentu

Saat ini Anda telah berhasil menggunakan Mail Merge Word dengan data Excel, namun dengan catatan.

Catatan: Jika dokumen Excel dibuat menggunakan Office 2007 atau versi yang lebih tinggi, Word tidak menampilkan data sesuai dengan format yang telah dibuat di Excel.

Pada dokumen Excel, data angka telah diformat dengan pemisah ribuan, namun Word tidak menampilkan dengan pemisah ribuan.

Saya tidak mengetahui mengapa demikian, apakah ada sesuatu yang terlewatkan. Tetapi, saya punya sedikit trik agar data yang ditampilkan sesuai dengan format yang ada di Excel.

Trik ini penting jika data Anda terdapat angka dan tanggal. Angka lebih mudah dibaca jika ditampilkan dengan pemisah ribuan, misal Rp1.000.000 daripada Rp1000000. Tanggal lebih mudah dibaca jika ditampilkan dengan format lengkap, misal 1 Desember 2022 daripada 01/01/2022.

Trik agar Word menampilkan data sesuai format di Excel.

1. Buka Word Option melalui tab File lalu pilih Options

2. Pada Word Options, pilih grup Advanced kemudian pilih (beri tanda cek) Confirm file format conversion on open

3. Jika sudah, simpan dan tutup dokumen Word.

4. Buka kembali dokumen Word tersebut, tampil konfirmasi seperti di bawah ini, klik Yes

5. Setelah dokumen terbuka, klik tab Mailings kemudian klik Select Recipients lalu pilih kembali Use Existing List

6. Pilih kembali dokumen Excel, maka tampil dialog Confirm Data Source. Ini bagian penting, pilih (beri tanda cek) pada Show All  lalu pilih MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) lalu klik OK.

7. Dokumen Excel akan terbuka dan tampil dialog konfirmasi, klik OK

8. Jika langkah trik ini sesuai, Mail Merge Word akan menampilkan data sesuai dengan format di Excel.

Info: Kelebihan menggunakan trik ini, dokumen Excel akan ikut terbuka saat membuka dokumen Word. Kita dapat mengedit data Excel secara langsung, setelah disimpan data langsung ditampilkan pada Mail Merge Word.

Demikianlah cara menggunakan Mail Merge Word dengan data Excel, semoga tutorial ini dapat memudahkan Anda dalam bekerja.

Tonton video cara menggunakan Mail Merge Word dengan data Excel di sini.

Bagikan jika Anda rasa ini bermanfaat